Dans son numéro d’octobre spécial événementiel, le magazine Pharmaceutiques interview Tucania sur sa vision de la transparence

Loi Bertrand

La transparence, source d’efficience

En 2013, la publication du décret d’application de la loi relative au
renforcement de la sécurité sanitaire du médicament et des produits de santé, dite loi Bertrand, puis de sa circulaire, laissait craindre le pire. On redoutait que le rayonnement scientifique de la France n’en pâtisse. Qu en est-il un an plus tard ?

Douze mois c’est peu, mais c’est suffisant pour constater que le séisme redouté n’a pas eu lieu. La loi sur la transparence souffre toujours d’un certain flou et, ajouté à la DMOS — dite loi anti-cadeaux—, son impact en termes de charge administrative est indéniable. Toutefois, les industriels de la santé n’ont pas déserté les congrès, pas plus que les médecins n’ont tourné le dos aux salons ou réunions.

Une usine à gaz ?

Mille-feuille juridique, flou persistant au jeu du « qui déclare quoi », délais très courts : tout concourait à créer une situation bancale. Pourtant les acteurs du secteur se sont conformés à la loi dans les temps. Passé le premier choc et une fois les décisions réglementaires prises, c’est l’aspect technique qui est venu sur le devant de la scène. Les avocats et spécialistes du droit ont cédé la place aux consultants et conseils pour que de vrais systèmes, économes en temps et en humain , soient mis en place et intégrés aux processus. Comment compiler, agréger, intégrer l’ensemble des informations, parfois dispersées, et comment automatiser certaines tâches en vue des déclarations récurrentes ? Des outils spécifiques se sont avérés nécessaires, en particulier pour l’évènementiel du fait des multiples sources de données. Pour Sophie Bardet, directrice générale d’ATevent, l’éditeur de la solution ATRIUM, dédiée aux entreprises de santé, plate-forme collaborative qui répond au processus de gestion des évènements et aux exigences de la transparence, « si certains laboratoires ont recruté, surtout des CDD, ou géré en interne, forts de l’expérience acquise depuis août 2013, de plus en plus cherchent à éviter le traitement manuel et à se doter d’outils. Les industriels de la santé s’organisent de mieux en mieux, surtout quand ils prennent conscience que la data à publier doit être collectée le plus en amont possible, en suivant un seul et unique processus de traçabilité ». Certains laboratoires ont choisi de développer leurs propres outils, d’autres ont opté pour un recours extérieur et le recours à des outils développés par des spécialistes. Certains comme BMI SYSTEM, avaient déjà créé des logiciels de gestion pour gérer les conséquences de la loi DMOS, dite loi anti-cadeaux. « Nous n’avons plus eu qu’à adapter cet outil, conçu pour la déclaration des événements auprès des Ordres, aux obligations de publication définies par la loi Bertrand, explique Laurent Clerc, dirigeant et cofondateur de cette société éditrice de logiciels de compliance et d’optimisation des processus pour les entreprises de santé. Nous lui avons ajouté des fonctionnalités d’agrégation des différentes sources de dépenses réelles et de prise en compte des évolutions à venir liées au code EFPIA, tout en continuant à fournir un logiciel adapté à l’organisation propre à chaque client. »

Un maître mot : efficacité

Si une part très significative des acteurs se sont mis en conformité avec la loi très rapidement, les solutions adoptées furent, de prime abord, généralement manuelles et peu performantes dans une perspective de long terme. Les entreprises doivent désormais s’inscrire dans une pérennisation des dispositifs et donc un ancrage dans leurs processus courants. L’expertise requise n’est donc plus essentiellement juridique, mais relève de la performance opérationnelle (processus, organisation et outil), en particulier d’un point de vue comptable, puisque l’on passait de sommes estimées à des montants réels. L’industrie n’était pas forcement préparée à une gestion analytique de ce type de dépenses qui devaient être colligées et publiées. « L’enjeu n’est pas de se focaliser sur la publication, mais de fournir une solution globale et collaborative capable d’interagir avec les différents acteurs internes (marketing, ventes, réglementaires, juridique…) comme externes (professionnels de santé, agences événementiel, associations, CROs…). Ceci afin de collecter, naturellement en amont, un maximum de données à la source, optimiser les échanges entre outils et limiter les gestions manuelles de fichiers. Une bonne connaissance de l’événementiel est alors indispensable » précise Sophie Bartdet. « La conception du dispositif de transparence ne doit pas être abordée avec une approche uniquement réglementaire. L’objectif est bien de mettre en place un dispositif limitant les coûts pour l’entreprise. C’est pour cette raison que nous avons développé une approche lean compliance, qui consiste à appliquer les principes d’efficacité du lean management à la transparence », enchérit Alexandre Yao, cofondateur de Tucania, qui crée des solutions informatiques pour la mise en oeuvre de la transparence. Le but : alléger la charge administrative liée à l’application de la loi Bertrand.
Pour certains, les gains d’efficacité passent par l’externalisation complète, une demande souvent exprimée par les clients de Sophie Bardet. «C’était déjà une tendance de fond avant la loi sur la transparence, confirme Laurent Clerc, les laboratoires souhaitant se recentrer sur leur coeur de métier. » Pour Alexandre Yao, l’externalisation représente un gain de sérénité pour les industriels en raison de l’accompagnement proposé. Grâce à la formation et l’amélioration continue, par exemple, mais aussi parce que la supervision des flux et de leu conformité par un tiers de confiance permet une mise sous contrôle durable.

Des bénéfices collatéraux

Comme souvent avec l’intervention d’un tiers, de nouvelles perspectives sont apparues. Outre une révision de tous les processus entre industriel et professionnels de santé, la collecte de ces données a permis de mieux tracer les dépenses effectuées de d’identifier leur réelle valeur ajoutée. « Les laboratoires ont en quelque sorte “amélioré” l’exploitation de ces données en évaluant plus finement ces dépenses et en réévaluant les solicitations des prescripteurs », relate Laurent Clerc. Les médecins devenant eux aussi plus sélectifs, agence et laboratoires se voient contraint de choisir des évènements à haute valeur scientifique. Un constat que partage Sophie Bardet : « les événements auxquels participent les industriels sont moins nombreux, mais ils sont mieux gérés et ont gagné en qualité. »
Les laboratoires disposent maintenant d’outils pour mieux adapter leur message à une problématique thérapeutique. Les agences d’événementiel peuvent aussi, en analysant les déclarations, proposer des manifestations à fort impact. « Nous avons pu constater chez certains de nos clients que les processus DMOS trop complexes, qui avaient été mis en oeuvre, avaient particulièrement nui aux activités de promotion des produits, avec une baisse notable du nombre d’événements à iso-budget, souligne Alexandre Yao. Dans ce cas, nous procédons à des simplifications tout en respectant les exigences. » Après une débauche d’énergie et d’argent pour se mettre en conformité, les industriels de la santé vont pouvoir se recentrer sur leur métier premier et, passé la période de mise en place un peu troubler, poursuivre leurs relations avec les professionnels de santé de façon apaisée.

Aude Desombre – Pharmaceutiques N°220 octobre 2014